🇫🇷 Comment M21Global a traduit 3 millions de mots en un temps record

En 2022, nous avons été sollicités pour un projet de traduction d’une ampleur inhabituelle, compte tenu du volume de travail en question. Le projet a impliqué la traduction de 2223 documents, numérisés sous format PDF, avec un total de 6577 pages, et environ 3 millions de mots à traduire. Les documents variaient entre certificats d’immatriculation, factures, contrats d’achat et contrats de leasing, avec des exigences techniques considérables. En plus de la traduction, le projet nécessitait une certification juridique de la traduction, le tout dans un délai extrêmement serré de 2 mois.

Détails et Caractéristiques

1. Conversion en documents modifiables
   – Mission : Transformer 6577 pages de documents numérisés en format Word.
   – Temps estimé : 82 jours ouvrables, en considérant une moyenne de 6 minutes par page.
2. Traduction de Millions de Mots
   – Mission : Traduire environ 3 millions de mots du portugais vers le français, en maintenant l’exactitude des contrats juridiques.
   – Délai estimé : 1333 jours de traduction, en considérant un rythme de 3000 mots par jour.
3. Impression de Milliers de Documents
   – Mission : Imprimer un total de 13 154 pages, y compris les documents originaux et leurs traductions.
   – Durée estimée : Une opération d’une durée de 1 jour et demi, en considérant une vitesse de 22 pages par minute, à la portée des imprimantes plus rapides du marché.
4. Certification de la Traduction – donner une valeur juridique aux documents
   – Mission :  Certifier les traductions de 2223 documents, en s’assurant de la validité juridique de chacun d’entre eux.
   – Temps estimé : 23 jours ouvrables, avec une moyenne de 5 minutes consacrées à chaque document.
5. Besoin du client : Au-delà du délai total estimé
   – Mission : Assurer la livraison dans les délais impartis au client, en livrant le projet en seulement 13 semaines.
   – Durée estimée du projet : Une bataille épique de 1440 jours de travail, 8 heures par jour, sans repos ni jours de congé. Il faudrait 23 professionnels pour livrer le projet dans les délais impartis par le client.

Les défis

En moyenne, nous traduisons environ 1 million de mots par mois. Accepter ce projet signifiait que pendant 3 mois nous devions tripler notre capacité de traduction.

L’ampleur du projet était indéniable. Pour donner un ordre d’idée, un traducteur professionnel expérimenté peut traduire environ 3000 mots par jour. En d’autres termes, si ce projet était confié à un seul traducteur, il faudrait un dévouement de plus de 3 ans, sans repos ni jours de congé, pour terminer le travail.

Même avec l’aide d’outils de traduction assistés par l’intelligence artificielle, il faudrait environ 1 an à un traducteur pour traduire tous les documents.

De plus, ce n’était pas le seul projet que nous avions en cours. Le reste, soit près d’un million de mots par mois provenant d’autres clients, devrait continuer à être traduit.

Pour ne rien arranger, les traducteurs ne traduisent pas n’importe quelle langue, ils traduisent uniquement vers leur langue maternelle. Bien que nous traduisions environ 1 million de mots par mois, seuls 100 000 mots environ sont traduits du portugais vers le français. Ce projet impliquait la nécessité de multiplier par 20 les besoins en traduction en un seul mois.

Ces calculs soulignent l’ampleur de ce projet et la pression extrême qu’il exercerait sur nos ressources humaines et technologiques.

Mais avant même de commencer à traduire ces documents, nous devions les convertir dans un format éditable afin de pouvoir utiliser les outils informatiques d’aide à la traduction.

Nous avions plus de 6000 pages PDF. Des documents en papier numérisés, dont certains remontent aux années 90, étaient mal numérisés.

La nécessité de convertir les documents en format Word s’explique par le besoin d’utiliser des outils informatiques d’aide à la traduction, afin d’optimiser le temps du traducteur. Avant l’existence de ce que l’on appelle les CAT Tools (Computer Aided Translation Tools – Outils de traduction assistée par ordinateur), les traductions étaient effectuées à la machine à écrire. Un traducteur professionnel peut être capable de traduire environ 1000 mots par jour.

À ce rythme, une équipe de 50 traducteurs à temps plein serait nécessaire pour mener à bien le projet dans les délais demandés par le client.

Grâce aux CAT Tools, nous avons pu réduire cette équipe de deux tiers, mais cela nous obligeait tout de même à avoir environ 16 traducteurs à temps plein.

C’est dans ce contexte qu’interviennent les outils d’aide à la traduction utilisant l’intelligence artificielle, qui nous permettent de valoriser davantage le travail du traducteur, et qui nous ont permis de traduire ce volume avec seulement 2 traducteurs et 1 réviseur.

Mais pour en arriver là, il aurait encore fallu convertir les 6577 pages numérisées en documents Word avant toute procédure de traduction, un processus minutieux qui aurait nécessité à lui seul près de 3 mois de travail continu, en supposant une journée de travail de 8 heures sans interruption.

Le client avait besoin que le travail traduit et certifié soit livré dans un délai de 3 mois. Ce délai a nécessité la mobilisation d’une équipe importante de traducteurs, de réviseurs et de graphistes, soulignant dès le départ la nécessité d’une stratégie bien orchestrée et d’une exécution méticuleuse pour garantir que chaque phase du projet soit réalisée avec précision et dans les délais établis.

La nature des documents était elle-même intrinsèquement complexe pour une traduction juridique. Il s’agissait principalement de contrats et de factures émanant de différentes organisations, chacun présentant des particularités et des variations subtiles qui nécessitaient une attention méticuleuse aux détails, tant dans la phase de mise en forme que dans les phases de traduction et de révision.

Stratégies de Gestion

Cette diversité de documents a entraîné un défi supplémentaire, qui a nécessité une analyse méticuleuse pour assurer une traduction précise et une mise en forme cohérente respectant les nuances de chaque type de document.

Compte tenu de la complexité, une équipe de trois graphistes expérimentés a d’abord été constituée, dont la tâche consistait à analyser chaque document en profondeur, à identifier les schémas récurrents et à classer les documents en fonction des similitudes constatées. Cet exercice minutieux a abouti à la découverte de 148 types de documents distincts, une catégorisation qui s’est avérée cruciale pour optimiser les efforts de mise en page et de traduction ultérieurs.

Nous avons ainsi pu identifier 148 modèles, ce qui nous a permis d’optimiser la mise en forme de tous les documents, puisqu’à partir de ces modèles, il est apparu que les documents ne nécessitaient qu’une partie du contenu mis en forme et traduit à partir de zéro.

Les documents ont été classés dans des dossiers, chaque dossier correspondant à un client de notre client. Chacun de ces dossiers contenait un nombre disparate de documents ; certains dossiers contenaient moins d’une douzaine de documents, tandis que d’autres en contenaient des centaines, le dossier le plus volumineux contenait 325 documents et 1080 pages.

Il a fallu cataloguer chaque dossier, identifier les types de documents qu’il contenait, les modèles à utiliser et le nombre de documents de chaque modèle.

Les dossiers ont ensuite été triés en fonction des documents qu’ils avaient en commun, de manière à pouvoir commencer à traduire les dossiers présentant le plus de similitudes, qui seraient plus rapides à livrer, et à laisser en dernier les dossiers présentant moins de similitudes, qui prendraient plus de temps à traduire.

Une fois la catégorisation établie, il a été décidé de diviser les modèles de documents identifiés. Pour garantir une exécution efficace et dans les délais, une douzaine de graphistes supplémentaires ont été embauchés. Les trois graphistes les plus expérimentés, forts des connaissances acquises lors de la phase d’analyse, ont assumé la responsabilité de mettre en page les 148 modèles de documents différents. D’autre part, l’équipe supplémentaire de graphistes s’est concentrée sur l’adaptation de chaque modèle déjà mis en page aux documents eux-mêmes.

Nous avons commencé par les dossiers les moins volumineux et les moins diversifiés, afin qu’ils puissent être traduits, ce qui a permis entre-temps de mettre en page les dossiers plus volumineux et plus diversifiés.

Cette organisation a permis une répartition efficace du travail, garantissant que la traduction n’aurait pas à attendre tout le temps de mise en page, mais pourrait commencer à travailler en parallèle dès les premiers jours, pendant que les autres documents étaient mis en page.

Le fait qu’il y ait des modèles de documents a permis d’identifier de nombreuses répétitions, ce qui a permis une traduction plus efficace de la documentation. Il a été constaté que de nombreux mots et expressions étaient répétés dans les documents, et cette catégorisation a permis une approche plus structurée et plus efficace pour les phases suivantes du projet.

L’approche modulaire, l’élargissement de l’équipe de graphistes et le travail en parallèle se sont révélés être des stratégies efficaces pour gérer la charge de travail colossale, mais aussi des éléments clés pour garantir le respect des délais et veiller à ce que la qualité et la précision ne soient compromises à aucun stade du processus.

Cette identification précoce des documents types, qui étaient similaires les uns aux autres, et la mise en forme par modules ont permis de gagner du temps et de réaliser des économies d’échelle, et il a été possible de détecter dans quelle mesure les documents avaient des répétitions entre eux.

Il a ainsi été vérifié que le volume de traduction serait effectivement de 616 mille mots, avec 2 millions et demi de mots répétés, qui ne nécessitaient pas de traduction. Ce volume de répétitions n’a pu être exploité que grâce aux outils informatiques disponibles, à une bonne organisation du travail et à la mise en page en temps voulu de tous les documents.

Les documents en question étaient principalement des traductions de factures, de contrat d’achat, mais aussi de cartes grises, des documents qui, de par leur nature, requièrent une attention méticuleuse et détaillée.

En outre, l’existence de contrats de vente et de leasing a accru la complexité du travail, car il s’agit de documents qui, en raison de leur nature juridique et technique, exigent une maîtrise avancée de la terminologie juridique de la part des équipes de traduction, ce qui nous a obligés à faire preuve d’un mélange de logique et d’organisation, mais aussi de compétences techniques, juridiques et linguistiques pour garantir des traductions exactes et correctes.

Utilisation de la Technologie

Comme nous l’avons mentionné, l’utilisation de la technologie informatique, à savoir les mémoires de traduction et l’intelligence artificielle, a permis d’accélérer le processus de traduction, sans compromettre la qualité du travail.

Un projet de traduction, en particulier de cette nature, exige une garantie de qualité qui ne peut être compromise par l’urgence de la livraison du travail.

Cette qualité est garantie par l’utilisation de glossaires, qui sont générés de manière semi-automatique, puis édités et revus par l’équipe de traduction du projet.

L’utilisation d’un glossaire dans toute traduction présente toujours des avantages, mais c’est surtout dans un contexte de grande complexité technique et de précision, comme c’est le cas pour les traductions juridiques, que l’utilisation d’un glossaire s’est avérée décisive.

L’utilisation de glossaires permet de maintenir une cohérence terminologique entre les documents, en veillant à ce que les termes techniques et juridiques soient traduits de manière cohérente tout au long du document et du projet. La qualité de la traduction est améliorée, ce qui garantit que les termes juridiques sont traduits correctement et d’une manière appropriée au contexte, tout en réduisant la probabilité d’erreurs et de malentendus lors de la traduction.

Dans le cas de ce projet spécifique, les glossaires apportent également des avantages supplémentaires, lorsque nous avons urgence dans le temps disponible pour la traduction, les glossaires nous permettent de gérer notre temps de manière plus efficace. En disposant d’un référentiel de termes et de leurs traductions respectives, les traducteurs peuvent travailler plus rapidement et plus efficacement, ce qui facilite la révision et le contrôle de la qualité et rend l’ensemble du processus plus efficace et plus rapide.

Ainsi, toutes ces évolutions technologiques, avec la création de glossaires, l’utilisation de mémoires de traduction et le recours à l’intelligence artificielle, font qu’au lieu des 1000 mots par jour du traducteur à la machine à écrire des années 90, ou des 3000 mots par jour du traducteur avec des outils d’aides à la traduction de la dernière décennie, la technologie d’aujourd’hui permet aux traducteurs professionnels d’augmenter leur capacité de traduction à environ 10 000 mots par jour, soit le travail de 2 traducteurs et 1 réviseur, pour livrer dans les délais demandés par le client. Une amélioration substantielle par rapport aux 50 traducteurs utilisant la machine à écrire ou aux 20 traducteurs n’ayant pas accès à l’intelligence artificielle.

C’est l’utilisation d’une technologie de pointe qui a permis non seulement d’accroître la productivité, mais aussi de garantir une cohérence remarquable dans les traductions, grâce à l’utilisation de glossaires qui garantissent une traduction précise et cohérente, et de mémoires de traduction, qui sont capables de réutiliser des traductions réalisées précédemment, ce qui permet d’assurer une cohérence terminologique et stylistique dans tous les documents.

Garantie de la qualité

Assurer la qualité de tout projet de traduction est essentiel à la satisfaction de nos clients, mais c’est particulièrement difficile dans des projets de cette ampleur. Nous étions confrontés à une tâche complexe qui nécessitait une approche méticuleuse et structurée.

Dans une première phase, nous avons divisé les documents en modèles et les avons fait mettre en page par les graphistes les plus expérimentés, puis nous avons vérifié le reste de la mise en page par échantillonnage ; un échantillonnage plus serré au début, plus espacé au fur et à mesure que nous gagnions en confiance, garantissant ainsi que tous les documents à traduire étaient conformes à leurs versions numériques.

Nous avons ensuite mis en place un système robuste de contrôle de la qualité des traductions qui comprenait la mise en œuvre de glossaires et de mémoires de traduction spécifiques au projet. Ces ressources ont permis non seulement de maintenir la cohérence terminologique dans tous les documents, mais aussi d’accélérer le processus de traduction, en veillant à ce que les termes et les phrases soient traduits de manière uniforme tout au long du projet. En outre, chaque phase du projet a été supervisée par des équipes dédiées de chefs de projet soutenus par l’équipe de révision, dont l’expérience et l’expertise technique ont été cruciales pour identifier et corriger toute inexactitude ou incohérence, garantissant ainsi que chaque document reflétait le plus haut niveau de qualité.

La gestion de la qualité est garantie par notre politique de retour d’information continu et de communication transparente entre tous les membres de l’équipe. En organisant des réunions régulières pour discuter des défis rencontrés et partager les meilleures pratiques qu’ils ont trouvées pour les surmonter, et ainsi ajuster les approches si nécessaire.

Nos outils d’intelligence artificielle et nos logiciels de traduction assistée nous ont aidés à contrôler la qualité et l’efficacité du processus de traduction en temps réel. Ce système intégré de gestion de la qualité nous a permis non seulement de préserver l’intégrité linguistique et technique des documents, mais aussi de veiller à ce que chaque étape du projet soit achevée dans les délais stricts fixés, sans compromettre la qualité.

Livraison et satisfaction du client

Une stratégie de livraison progressive a été adoptée, en commençant par les dossiers contenant moins de types de documents différents. Cette approche a permis de disposer d’un temps supplémentaire crucial pour la mise en page et la traduction des dossiers restants, garantissant ainsi que chaque document recevait l’attention nécessaire sans pour autant exercer une pression excessive sur les délais. Cette méthode a non seulement permis une gestion efficace du temps et des ressources, mais a également fourni au client des livraisons partielles, facilitant la révision et l’approbation par étapes, au lieu d’une livraison massive, et peut-être précipitée, à la fin du projet.

Des délais de livraison hebdomadaires ont été fixés et chaque vendredi nous livrions une nouvelle tranche de documents.

Ainsi, malgré toute la technologie existante, un projet de traduction ne dépend pas seulement des traducteurs et des réviseurs, mais comprend également des chefs de projet, des terminologues et des techniciens informatiques, qui permettent à toute cette équipe de communiquer et de partager des informations de manière simple et précise. Ainsi, une équipe solide et multidisciplinaire a été formée, composée d’une vingtaine de professionnels.

Cette structuration méticuleuse de l’équipe a permis non seulement de répartir efficacement les tâches, mais aussi de veiller à ce que chaque phase du projet soit exécutée avec la plus grande précision et la plus grande efficacité, ce qui a permis de livrer le projet dans les délais prévus, conformément aux attentes du client.

Le délai de 13 semaines a été strictement respecté, ce qui témoigne de la précision de la planification et de l’exécution de chaque phase de cet énorme projet. Non seulement le projet a été livré dans les délais, mais chaque document a fait l’objet d’une révision méticuleuse et d’un processus de contrôle de la qualité, garantissant une traduction précise et correcte.

Chaque document traduit et la mise en forme revue et a ensuite été imprimé, signé et certifié légalement, conformément aux exigences du client. Cela a constitué un défi supplémentaire en soi.

En 2022, nous avons certifié la traduction de 3349 documents, dont 66 % concernaient ce projet.

Après la certification, les documents ont été soigneusement numérisés et préparés pour être livrés au client. Ce processus final a permis non seulement de préserver l’intégrité des documents, mais aussi de faciliter la livraison et l’accès aux documents pour le client.

La satisfaction totale du client à la réception des documents traduits, mis en forme, revus, certifiés et numérisés, reflète le haut niveau de professionnalisme et le dévouement sans compromis à la qualité qui caractérisent les services fournis par M21Global. Cette expérience réitère la capacité unique de M21Global à gérer des projets de traduction complexes et volumineux, même dans des délais serrés, en garantissant la qualité et la précision à chaque étape du processus, répondant pleinement aux attentes du client.

Conclusion

La réussite de ce projet de traduction a non seulement renforcé notre réputation de leader dans le domaine de la traduction, mais nous a également fourni des informations précieuses pour de futurs projets. L’un des enseignements les plus significatifs a été l’importance d’une planification minutieuse mais souple, qui nous permet de nous adapter à des événements imprévus. La capacité à adapter rapidement les stratégies de travail face à des défis inattendus s’est avérée essentielle à la réussite de ce projet.

Nous avons également appris la valeur inestimable d’une communication claire et constante, tant au sein des équipes qu’avec le client, afin de garantir que toutes les personnes impliquées soient en phase avec les objectifs et les progrès du projet.

Ce projet nous a enrichis en tant qu’équipe, nous permettant de réaliser, tous ensemble, la capacité que nous avons à gérer des projets de cette ampleur. Cela nous a permis de montrer nos compétences et de nous préparer à des projets complexes et de grande envergure.

Nous sommes conscients de l’importance d’investir continuellement dans la formation et le développement de notre équipe, ainsi que dans la mise à jour constante de nos outils technologiques, ce qui nous permet de rester une entreprise de référence dans le domaine de la traduction.

Cela a également renforcé notre conviction qu’il est important d’établir des relations solides et à long terme avec les clients, fondées sur la confiance et la livraison constante de résultats de haute qualité. Nous sommes convaincus que les enseignements tirés de ce projet seront la clé de notre succès continu et nous permettront de relever les défis que l’avenir nous réserve.