Como a M21Global Traduziu 3 Milhões de Palavras em Tempo Recorde

Em 2022, fomos abordados com um pedido para um projeto de tradução de uma magnitude não habitual, tendo em consideração o volume de trabalho em causa. O projeto envolvia a tradução de 2223 documentos, digitalizados em formato PDF, com um total de 6577 páginas, e uma estimativa de mais de 3 milhões de palavras a serem traduzidas. Os documentos variavam desde certificados de matrícula, a faturas e contratos de compra e venda e contratos de leasing, com uma exigência técnica considerável. Além da tradução, o projeto necessitava de uma certificação legal da tradução, tudo num prazo extremamente apertado de 2 meses.

Detalhes e Características

1. Conversão em documentos editáveis
   – Missão: Transformar 6577 páginas de documentos digitalizados em formato Word.
   – Tempo Estimado: 82 dias de trabalho, considerando uma média de 6 minutos por página.
2. Tradução de Milhões de Palavras
   – Missão: Traduzir aproximadamente 3 milhões de palavras de português para francês, mantendo a precisão de contratos jurídicos.
   – Tempo Estimado: 1333 dias de tradução, considerando um ritmo de 3000 palavras por dia.
3. Impressão de Milhares de Documentos
   – Missão: Imprimir um total de 13 154 páginas, incluindo os documentos originais e as respetivas traduções.
   – Tempo Estimado: Uma operação de 1 dia e meio, considerando uma velocidade de 22 páginas por minuto, só ao alcance das mais rápidas impressoras no mercado.
4. Autenticação da Tradução – dar valor legal aos documentos
   – Missão:  Certificar as traduções de 2223 documentos, assegurando a validade legal de cada um.
   – Tempo Estimado: 23 dias de trabalho, com uma média de 5 minutos dedicados a cada documento.
5. Necessidade do cliente: Além do prazo total estimado
   – Missão: Garantir a entrega dentro do prazo disponível para o cliente, entregando o projeto em apenas 13 semanas.
   – Duração Estimada do Projeto: Uma batalha épica de 1440 dias de trabalho, 8 horas por dia, sem descanso nem folgas. Seriam necessários 23 profissionais para entregar o projeto dentro do prazo estipulado do cliente.

Os desafios

Em média, traduzimos todos os meses cerca de 1 milhão de palavras. A aceitação deste projeto significava que durante 3 meses iríamos ter de triplicar a nossa capacidade de tradução.

A enormidade do projeto era inegável. Para colocar ainda mais em perspectiva, um tradutor profissional, com experiência considerável, tem a capacidade de traduzir cerca de 3000 palavras por dia. Ou seja, se este projeto fosse atribuído a um único tradutor, seria necessária uma dedicação de mais de 3 anos, sem folgas nem férias, para a conclusão do trabalho.

Mesmo com o apoio de ferramentas de tradução assistidas por inteligência artificial, um tradutor levaria cerca de 1 ano para traduzir a totalidade dos documentos.

Para acrescentar, este não era o único projeto que tínhamos em curso. As restantes quase milhão de palavras mensais de outros clientes teriam de continuar a ser traduzidas.

Para agravar, os tradutores não traduzem para qualquer língua, traduzem dentro do seu par de línguas. Apesar de traduzirmos cerca de 1 milhão de palavras por mês, desse volume apenas cerca de 100 000 palavras são traduzidas de português para francês. Este projeto significava a necessidade de multiplicar por 20 as necessidades de tradução num só mês.

Estes cálculos servem para sublinhar a magnitude deste projeto, e a pressão extrema que iria colocar sobre os nossos recursos humanos e tecnológicos.

Mas ainda antes de podermos começar a traduzir estes documentos, seria necessário convertê-los num formato editável, para podermos utilizar as ferramentas informáticas de assistência à tradução.

Tínhamos mais de 6000 páginas em PDF. Documentos em papel que foram digitalizados, alguns remontavam à década de 90 do século passado, e a digitalização era fraca.

A necessidade de converter os documentos em formato Word prende-se com a necessidade de utilizar ferramentas informáticas de auxílio à tradução, para poder otimizar o tempo do tradutor. Antes da existência daquilo a que chamamos CAT Tools (Computer Aided Translation Tools – Ferramentas de Tradução com o Auxílio de um Computador) as traduções eram feitas numa máquina de escrever. Um tradutor profissional talvez conseguisse traduzir cerca de 1000 palavras por dia.

A esse ritmo, seria necessária uma equipa de 50 tradutores, em full time, para conseguir completar o projeto dentro do prazo solicitado pelo cliente.

Com as CAT Tools conseguimos cortar essa equipa em dois terços, mas ainda nos obrigaria a ter cerca de 16 tradutores a tempo inteiro.

É neste contexto que entram as ferramentas de auxílio à tradução recorrendo à inteligência artificial, que permitem alavancar ainda mais o trabalho do tradutor, e que nos permitiram traduzir este volume com apenas 2 tradutores e 1 revisor.

Mas para chegar a esse ponto ainda teríamos de converter as 6577 páginas digitalizadas em documentos Word antes de qualquer procedimento de tradução, um processo meticuloso que, por si só, consumiria quase 3 meses de trabalho contínuo, assumindo um dia de trabalho de 8 horas diárias sem interrupções.

O cliente necessitava da entrega do trabalho traduzido e certificado em 3 meses. Este prazo exigia a mobilização de uma equipa substancial de tradutores, revisores e formatadores, delineando desde o início a necessidade de uma estratégia bem orquestrada e de uma execução meticulosa para garantir que cada fase do projeto fosse concluída com precisão e dentro do cronograma estabelecido.

A natureza dos documentos era ela própria de uma complexidade intrínseca à tradução jurídica. Eram, na sua maioria, contratos e faturas oriundos de diferentes entidades, cada um com suas peculiaridades e variações subtis que necessitavam de uma atenção meticulosa aos detalhes tanto na fase de formatação como particularmente nas fases de tradução e revisão.

Estratégias de Gestão

Esta diversidade de documentos trazia consigo este desafio adicional, que exigia uma análise minuciosa para garantir uma tradução precisa e uma formatação consistente que respeitasse as nuances de cada tipo de documento.

Dada a complexidade, formou-se inicialmente uma equipa composta por três formatadores experientes, cuja missão era analisar a fundo cada documento, identificar padrões recorrentes e classificar os documentos conforme as semelhanças encontradas. Este exercício meticuloso culminou na descoberta de 148 tipos distintos de documentos, uma categorização que se provou crucial para a otimização dos esforços subsequentes de formatação e tradução.

Conseguimos assim identificar 148 templates (modelos), que nos permitiram otimizar a formatação da totalidade dos documentos, visto que a partir destes templates, se verificou que os documentos apenas precisavam de parte do conteúdo formatado e traduzido de raiz.

Os documentos foram classificados em pastas, cada pasta correspondendo a um cliente do nosso cliente. Cada uma destas pastas continha um número díspar de documentos; algumas das pastas tinham menos de uma dezena de documentos, enquanto outras tinham centenas de documentos, com a maior pasta a ter 325 documentos e 1080 páginas.

Foi necessário catalogar cada pasta, identificar quais os tipos de documentos que cada uma tinha, quais os templates necessários a ser utilizados e quantos documentos de cada template existiam.

De seguida, as pastas foram ordenadas de acordo com os documentos em comum, de forma que fosse possível começar a traduzir as pastas com mais similitude, que seriam mais rápidas de entregar, e deixar para o fim as pastas com menos semelhanças, que demorariam mais tempo a traduzir.

Com a categorização estabelecida, decidiu-se pela divisão dos modelos de documentos identificados. Para garantir uma execução eficiente e atempada, contratou-se uma dezena adicional de formatadores. Os três formatadores mais experientes, com o conhecimento adquirido durante a fase de análise, assumiram a responsabilidade de formatar os 148 modelos diferentes de documentos. Por outro lado, a equipa adicional de formatadores focou-se em adaptar cada modelo formatado aos documentos propriamente ditos.

Começou-se pelas pastas com menos volume e menos diversidade, para que essas pudessem seguir para tradução, dando tempo às pastas maiores, com maior diversidade para serem formatadas entretanto.

Esta organização permitiu uma distribuição eficaz do trabalho, garantindo que a tradução não ficaria à espera da totalidade do tempo de formatação, podendo começar a trabalhar em paralelo, logo a partir dos primeiros dias, enquanto os restantes documentos eram formatados.

O facto de haver documentos template permitiu identificar muitas repetições, permitindo uma tradução mais eficiente da documentação. Identificou-se que muitas palavras e frases eram repetidas ao longo dos documentos, e esta categorização permitiu uma abordagem mais estruturada e eficiente para as fases seguintes do projeto.

A abordagem modular, a expansão da equipa de formatadores, e o trabalho em paralelo, demonstraram ter sido estratégias eficazes para gerir a carga de trabalho colossal, mas também chaves para garantir o prazo exigente bem como que a qualidade e a precisão não fossem comprometidas em nenhuma fase do processo.

Assim, esta identificação atempada dos documentos template, e de que estes eram similares entre si, e a formatação por módulos, permitiu ganhar tempo e economia de escala, tendo-se detetado em que medida os documentos tinham repetições entre si.

Verificou-se assim que a volume de tradução seria efetivamente de 616 mil palavras, com 2 milhões e meio de palavras repetidas, que não necessitavam de tradução. Só foi possível alavancar este volume de repetições graças às ferramentas informáticas disponíveis, à boa organização de trabalho, e à formatação atempada de todos os documentos.

Os documentos em questão eram predominantemente traduções de faturas de compra e venda, mas também de livretes automóveis, documentos que por sua natureza exigiam uma atenção meticulosa e detalhada.

Além disso a existência adicional de contratos de compra e venda e leasing, aumentava a complexidade do trabalho, pois estes são documentos que, dada a sua natureza jurídica e técnica, requeriam um domínio avançado de terminologia jurídica por parte das equipas de tradução, desafiando-nos a aplicar uma mistura de lógica e organização, mas também de competência técnica, jurídica e linguística para garantir traduções precisas e corretas.

Utilização da Tecnologia

Conforme mencionado, a utilização de tecnologia informática, nomeadamente Memórias de Tradução e Inteligência Artificial, permitiu acelerar o processo de tradução, sem comprometer a qualidade do trabalho.

Um projeto de tradução, particularmente desta natureza, necessita de uma garantia de qualidade que não pode ser posta em causa pela urgência na entrega do trabalho.

Esta qualidade é garantida pela utilização de glossários, que são gerados de forma semi-automática, posteriormente editados e revistos pela equipa de tradução do projeto.

A utilização de um glossário em qualquer tradução traz sempre vantagens, mas particularmente num contexto de alta complexidade técnica e precisão, como é o caso de traduções jurídicas, a utilização de glossário veio a verificar-se como determinante.

A utilização de glossários permite manter a consistência terminológica entre documentos, assegurando que os termos técnicos e jurídicos são traduzidos de forma consistente ao longo de todo o documento e do projeto; a qualidade da tradução é melhorada, garantindo-se que os termos jurídicos são traduzidos corretamente e de forma apropriada ao contexto, reduzindo também a probabilidade de erros e mal-entendidos na tradução.

No caso deste projeto em específico, os glossários trazem ainda vantagens adicionais, quando temos urgência no tempo disponível para a tradução, os glossários permitem uma utilização mais eficaz do tempo. Ao existir um repositório de termos e as suas respetivas traduções, os tradutores podem trabalhar de forma mais rápida e eficiente, e facilitando a revisão e o controlo de qualidade, tornando todo o processo mais eficiente e célere.

Assim, todos estes desenvolvimentos tecnológicos, com a criação de glossários, a utilização de memórias de tradução e utilização de inteligência artificial permitem que ao invés das 1000 palavras por dia do tradutor na máquina de escrever dos anos 90, ou as 3000 palavras por dia do tradutor com ferramentas de auxílio à tradução da década passada, a tecnologia atual permita que os tradutores profissionais elevem a sua capacidade de tradução para cerca de 10.000 palavras por dia, ou o trabalho de 2 tradutores e 1 revisor, para entregar dentro do prazo solicitado pelo cliente. Uma melhoria substancial, quando comparado com os 50 tradutores com a máquina de escrever, ou os 20 tradutores sem acesso à inteligência artificial.

Foi a utilização de tecnologia de ponta que não só impulsionou a produtividade, mas também assegurou uma consistência notável nas traduções, graças à utilização dos glossários que garantem uma tradução exata e consistente, e das Memórias de Tradução, capazes de reutilizar traduções anteriormente realizadas, permitindo uma coerência terminológica e estilística ao longo de todos os documentos.

Garantia de Qualidade

Garantir a qualidade de qualquer projeto de tradução é chave para a satisfação dos nossos clientes, mas é particularmente desafiante em projetos com esta magnitude. Enfrentámos uma tarefa complexa que exigiu uma abordagem meticulosa e estruturada.

Na primeira fase, ao dividirmos os documentos por templates, sendo estes formatados pelos formatadores mais experientes, verificamos as restantes formatações por amostragem; uma amostragem mais apertada no início, mais espaçada com a confiança adquirida, garantindo assim que todos os documentos para tradução estavam conforme as suas versões digitais.

Estabelecemos depois um sistema robusto de controlo de qualidade da tradução que incluiu a implementação de glossários específicos do projeto e memórias de tradução. Estes recursos permitiram não apenas manter a consistência terminológica em todos os documentos, mas também acelerar o processo de tradução, garantindo que termos e frases fossem traduzidos de forma uniforme em todo o projeto. Adicionalmente, cada fase do projeto foi acompanhada por equipas dedicadas de gestores de projetos apoiados pela equipa de revisão, cuja experiência e conhecimento técnico foram cruciais para identificar e corrigir qualquer imprecisão ou inconsistência, assegurando que cada documento refletisse o mais alto padrão de qualidade.

A gestão da qualidade é garantida pela nossa política de feedback contínuo e comunicação transparente entre todos os membros da equipa. Com a realização de reuniões regulares para discutir os desafios encontrados, e partilhar as melhores práticas que cada um encontrou para os ultrapassar, e assim ajustar abordagens, conforme necessário.

As nossas ferramentas de inteligência artificial e software de tradução assistida, ajudaram-nos a monitorizar a qualidade e a eficiência do processo de tradução em tempo real. Este sistema integrado de gestão de qualidade não só nos permitiu manter a integridade linguística e técnica dos documentos, mas também assegurou que cada etapa do projeto fosse concluída dentro dos prazos rigorosos estabelecidos, sem comprometer a qualidade.

Entrega e Satisfação do Cliente

Adotou-se uma estratégia de entrega faseada, primeiro com as pastas que continham menos tipos diferentes de documentos. Esta abordagem permitiu um tempo adicional crucial para a formatação e tradução das pastas restantes, assegurando que cada documento recebia a atenção necessária sem pressionar excessivamente os prazos. Este método permitiu não só uma gestão eficaz do tempo e dos recursos, mas também proporcionou ao cliente entregas parciais, facilitando a revisão e a aprovação em etapas, ao invés de uma entrega massiva, e talvez apressada, no final do projeto.

Foram estabelecidos prazos de entrega semanais, e todas as 6as feiras entregávamos uma nova parcela dos documentos.

Assim, apesar de toda a tecnologia existente, um projeto de tradução não depende apenas dos tradutores e revisores, mas inclui também os gestores de projeto, os terminologistas, e os técnicos informáticos, que permitem que toda esta equipa comunique e partilhe a informação de forma simples e precisa. Assim, constituiu-se uma equipa robusta e multidisciplinar, composta por cerca de 20 profissionais.

Esta estruturação meticulosa da equipa não só assegurou uma divisão de trabalho eficaz, mas também garantiu que cada fase do projeto fosse executada com a máxima precisão e eficiência, culminando na entrega do projeto, dentro do prazo, conforme as expectativas do cliente.

O prazo estipulado de 13 semanas foi rigorosamente cumprido, um testemunho da precisão na planificação e na execução que foram empregues em cada fase deste enorme projeto. O projeto não só foi entregue dentro do prazo, mas cada documento passou por um processo de revisão e controlo de qualidade meticuloso, garantindo uma tradução precisa e correta.

Posteriormente, cada documento traduzido e formatado foi impresso, assinado e legalmente certificado, conforme exigido pelo cliente. Este foi um desafio adicional por si só.

Em 2022 autenticamos a tradução de 3349 documentos, 66% desses diziam respeito a este projeto.

Após a certificação, os documentos foram cuidadosamente digitalizados e preparados para entrega ao cliente. Este processo final não só assegurou a preservação da integridade documental, mas também facilitou a entrega e o acesso dos documentos por parte do cliente.

A satisfação total do cliente ao receber os documentos traduzidos, formatados, revistos, certificados e digitalizados, reflete o alto padrão de profissionalismo e a dedicação intransigente à qualidade que caracterizam os serviços prestados pela M21Global. Esta experiência reitera a capacidade ímpar da M21Global gerir projetos de tradução complexos e volumosos, mesmo sob prazos apertados, garantindo qualidade e precisão em cada etapa do processo, satisfazendo plenamente as expectativas do cliente.

Conclusão

A conclusão bem-sucedida deste projeto de tradução não apenas reforçou a nossa reputação como líderes no campo da tradução, mas também nos ofereceu insights valiosos para futuros projetos. Uma das lições mais significativas foi a importância de um planeamento cuidadoso, mas flexível, que nos permita um grau de adaptabilidade aos imprevistos. A capacidade de ajustar rapidamente as estratégias de trabalho face a desafios inesperados mostrou-se essencial para o sucesso deste projeto.

Aprendemos também o valor inestimável de uma comunicação clara e constante, tanto dentro das equipas como com o cliente, para garantir que todos os envolvidos estivessem alinhados com os objetivos e progressos do projeto.

Este projeto enriqueceu-nos enquanto equipa, permitindo-nos perceber, todos juntos, a capacidade que temos para gerir projetos desta magnitude. Mostrou-nos o nosso conjunto de competências e preparou-nos para projetos de grande escala e complexidade.

Percebemos a importância de investir continuamente em formação e desenvolvimento da equipa, e também na constante atualização das nossas ferramentas tecnológicas, que nos permite manter como uma empresa de referência na área da tradução.

Reforçou também a nossa convicção na importância de construir relacionamentos sólidos e de longo prazo com os clientes, baseados na confiança e na entrega consistente de resultados de alta qualidade. Estamos confiantes de que as lições aprendidas neste projeto serão a chave para o nosso sucesso contínuo e para superar os desafios que o futuro nos reserva.