99% des clients satisfaits !

Dans le cadre du processus d’amélioration continue de M21 Global, nous avons commencé à envoyer automatiquement, à tous les clients, un questionnaire de satisfaction après la conclusion et la livraison des travaux de traduction.

Le questionnaire a quatre questions base :

1. Quel est votre niveau de satisfaction par rapport à nos services en général ?

2. Quelle est la probabilité que vous recommandiez nos services à un collègue ou ami ?

3. Quel est votre niveau de satisfaction à l’égard du service à la clientèle ?

4. Quel est votre niveau de satisfaction par rapport au service de traduction effectué ?

Nous avons envoyé environ 300 questionnaires entre le 1er mars et le 2 mai 2019, et nous avons reçu 58 réponses. C’est-à-dire, un échantillon d’environ 20 % de tous les clients de cette période, ce qui nous amène à croire que le résultat peut être extrapolé à l’ensemble de l’univers de nos clients.

Si l’on considère également qu’il est plus probable qu’un client peu satisfait donne son opinion, qu’un client très satisfait, alors ces chiffres assument une dimension réellement fantastique, ce qui nous rend très heureux.

Les clients qui ont répondu peuvent être caractérisés comme suit :

• Sociétés étrangères et/ou multinationales 45%
• Sociétés portugaises Sarl 22%
• Sociétés portugaises SA 14%
• Organismes publics 7%
• Clients privés 7%
• Cabinet d’avocats 5%

Et les résultats aux 4 questions ont été les suivantes :

Ne pas remettre à plus tard les conversations difficiles

Laisser une situation qui doit être résolu se prolonger dans le temps, en évitant ou retardant une conversation difficile, ne peut que nuire à la bonne ambiance sur le lieu de travail. Les comportements importuns peuvent se reproduire dans le temps, et solidifier des attitudes, influencer d’autres collaborateurs et rendre la conversation, qui au départ aurait pu être simple, difficile.

Aller directement à l’essentiel.
Après les salutations et les manifestations d’intérêt envers l’autre personne, au début de la conversation pour créer un bon climat, aborder le sujet sans ambages.
Vous ne devez pas tourner autour des questions ni être pressé. Vous devez présenter les faits ou la situation à clarifier. Vous ne devez pas afficher une attitude critique.
Ce style de communication est plus ouvert et moins menaçant.

Aborder votre interlocuteur comme il aime.
Il y a un vieil adage portugais qui dit que nous devons traiter les autres comme nous aimerions être traités. Mais les personnes ne sont pas toutes pareilles et les styles de communications ne sont pas tous les mêmes pour toutes les personnes. Ce qui est important pour vous, peut ne pas être important pour une autre personne, ainsi que les détails qui n’ont aucune importance pour vous, peuvent s’avérer cruciales pour l’autre personne. Vous devez tenir compte de la personne qui est en face de vous, et essayer de comprendre le style de communication qui est le plus efficace avec ladite. Vous devez la traiter comme elle l’aime.

Lors d’une conversation difficile, l’émotion prédomine.
L’autre partie peut avoir ou penser qu’elle a raison et vous devez pour cela avoir l’occasion d’exposer votre point de vue. Donc vous ne devez pas assumer que vous être à 100 % sûr de vos convictions ni que l’autre personne se trompe à 100 %. Même si vous êtes en désaccord avec ce qui se dit, plutôt que de rejeter les idées immédiatement, poser des questions afin de forcer l’autre partie à réfléchir et vous laissez le temps (à vous) de lui fournir les réponses appropriées.

Lorsque vous êtes en désaccord, vous devez être prêt à écouter, demander des renseignements et seulement après vous pouvez parler. 
Vous n’avez pas besoin de parler de façon ininterrompue car il est plus important d’écouter pour parvenir à comprendre et démonter le point de vue de votre interlocuteur. Vous devez être attentif à ce qui se dit et encourager l’autre personne à développer sa pensée. Vous devez poser des questions ouvertes pour éviter une réponse de type « oui » ou « non ». Vérifiez que votre interlocuteur vous comprend et que vous le comprenez aussi, en reformulant ce qui a été dit avec la confirmation de chacune des parties.

Avant tout, vous ne devez pas éviter les conversations difficiles sous prétexte que vous pensez par anticipation qu’elles seront désagréables. Attendez-vous au meilleur scénario possible mais préparez-vous au pire.

(Voir également https://hbr.org/2017/05/how-to-have-difficult-conversations-when-you-dont-like-conflict)

Qu’est-ce qu’une traduction assermentée ou certifiée ?

Les traductions certifiées sont signées par un traducteur, ensuite cette signature est certifiée par un avocat ou un notaire.

Une traduction certifiée, se compose par les trois parties suivantes :

1) Le document ou le texte dans sa langue d’origine.

2) Le texte traduit dans la langue cible.

3) Une déclaration signée par le traducteur, avec sa signature, certifiée par un avocat ou un notaire, dans laquelle le traducteur fait une déclaration sur l’honneur afin de garantir que s’est bien lui qui a réalisé la traduction et qu’elle est fidèle à l’original.

Afin qu’une traduction certifiée soit valable dans un pays étranger, il faut qu’elle contienne également l’Apostille de la Haye. L’Apostille de la Haye est une formalité dans laquelle le Parquet général de la République atteste l’authenticité des actes publics (dans ce cas, la certification de la traduction délivrée par un notaire ou un avocat). Les pays qui acceptent l’Apostille de la Haye sont uniquement ceux qui ont ratifié ou adhéré à la Convention de la Haye. Le site de la Conférence de la Haye contient la liste mise à jour des pays signataires et adhérents : https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=29.

Il faut noter que tous les documents susmentionnés font partie de la traduction certifiée et qu’aucun de ces documents peut être retiré sous peine de perdre sa validité. Cela signifie que si vous souhaitez demander une traduction d’un document original dont vous envisagez en avoir à nouveau besoin à d’autres fins, alors il convient de ne pas présenter le document original pour la traduction mais d’effectuer une copie certifiée dudit. Voici quelques exemples des documents dont vous pouvez à nouveau en avoir besoin : Acte de naissance, diplôme de fin d’étude, attestations médicales, entre autres. Pour résumé, tous les documents qui sont difficiles ou impossibles d’obtenir à nouveau, ou dont le coût d’obtention se révèle impraticable.

N’hésitez pas à nous contactez pour plus de renseignement concernant les traductions certifiées : info@m21global.com.

Ne perdez pas de temps lorsque vous demandez une traduction

1 – Vous perdez du temps si vous ne vous identifiez pas – Une demande non identifiée génère des doutes et implique plus d’un appel téléphonique ou d’un e-mail auquel vous devez répondre, ce qui ralentit l’ensemble du processus. Il est avantageux de s’identifier dès le début, car ce n’est qu’ainsi que nous pouvons vous proposer un devis sur mesure. Envoyez votre nom ou celui de l’organisme pour lequel vous travaillez, votre adresse, votre contact le plus direct et votre numéro de contribuable, afin que nous puissions enregistrer le devis. Ne perdez pas de temps, IDENTIFIEZ-VOUS.

2 – Vous perdez du temps si vous ne mentionnez pas la langue cible – C’est peut-être un lapsus, un simple oubli ou parce que vous voulez toujours traduire dans la même langue, mais la personne qui reçoit votre demande ne le sait pas. Rappelez-vous que nous travaillons avec des dizaines de combinaisons linguistiques en simultané. Ne perdez pas de temps, INDIQUEZ LA LANGUE CIBLE.

3 – Vous perdez du temps si vous ne nous dites pas quel est le délai réel dont vous disposez – Vous avez besoin de votre traduction pour hier et c’est pour cela que vous mentionnez que celle-ci est urgente ? Indiquez la date de livraison à laquelle vous avez vraiment besoin du travail. Demander des délais inutilement courts ne vous aide pas, bien au contraire, cela augmente le prix et complique la traduction. En indiquant le délai dont vous disposez, vous nous permettez de vous remettre le service le plus efficace. Ne perdez pas de temps, INDIQUEZ VOTRE DÉLAI RÉEL DE LIVRAISON.

4 – Vous perdez du temps si vous n’envoyez pas le contenu à traduire – Il est impossible de faire un devis pour une demande dans laquelle vous ne mentionnez que le nombre de pages, de lignes ou de mots à traduire. Nous devons analyser le texte à traduire. Dans un devis, plusieurs facteurs influencent le prix final, tels que la dimension du texte, la complexité du thème, le degré de spécificité technique voire le format dans lequel il est remis. Si vous disposez du document dans son format original, par exemple Word ou InDesign, ne nous envoyez pas un PDF. Économisez du temps et de l’argent, ENVOYEZ LE FICHIER EN FORMAT ÉDITABLE.

5 – Vous perdez votre temps si vous ne répondez pas à nos doutes – Lorsque vous faites votre demande, prenez connaissance du processus de traduction. Le travail passe par plusieurs étapes, ce n’est pas simplement changer le texte dans une autre langue. Ne considérez pas comme excentriques les demandes de l’entreprise de traduction, comme le besoin d’une adjudication par écrit, la remise d’un glossaire des termes utilisés dans votre entreprise ou le contact de la personne qui peut répondre à nos doutes. Cela facilite et accélère notre travail et contribue à une traduction de meilleure qualité. Ne perdez pas de temps, RÉPONDEZ À NOS DEMANDES.

9 habitudes à supprimer pour que 2017 soit encore une très bonne année

Que diriez-vous d’abandonner de vieilles habitudes et bien finir l’année ?

Au début de chaque année, la plupart d’entre nous ont tendance à faire une liste de souhaits et de chose que l’on souhaite accomplir. Cependant, peu seront accomplis jusqu’en décembre. La plupart des résolutions seront abandonnées une par une, tout au long de l’année – ou, dans de nombreux cas, dès le mois de janvier.

Les entrepreneurs, traducteurs et autres professionnels arriveront à être plus heureux s’ils abandonnent quelques mauvaises habitudes qui les nuisent, diminuent leur productivité et les empêchent de réussir et de rechercher de la satisfaction personnelle.

1. L’abus des réseaux sociaux et (pire encore) leur utilisation pendant le temps de travail
Les plateformes de réseaux sociaux sont la principale cause de procrastination sur le lieu de travail. Se perdre parmi les posts de Facebook peut être très amusant, mais cela conduit à l’inefficacité et est dispersif. N’allez pas sur Facebook, Instagram, Twitter et autres réseaux sociaux quand vous travaillez. Désactiver également les notifications de votre téléphone. Si quelqu’un a une urgence, il vous contactera par téléphone et non pas message.

2. Ne soyez pas multifonction
Une étude menée à l’Université de l’Utah, aux États-Unis, présente un résultat assez étonnant : seuls 2 % des personnes peuvent en effet réaliser plus d’une tâche en même temps. Selon cette étude, le cerveau desdits « supertasking » est différent des autres 98 % de la population. Ainsi si la probabilité de faire partie du groupe de ceux qui réussissent réellement à travailler en multifonction est petite, alors il n’est pas nécessaire d’essayer. Lorsque vous voulez vous concentrer sur ce que vous avez à faire, fermez toutes les fenêtres de navigation et les applications sur votre ordinateur, à l’exception de celle que vous avez effectivement besoin pour réaliser la tâche en question.

3. Ne pas faire de comparaisons
Il est impossible de gagner au jeu des comparaisons. Il y aura toujours quelqu’un plus intelligent, plus beau, plus riche et [apparemment] plus heureux. Un professionnel doit être en mesure de se concentrer sur soi-même, sur ces objectifs, sa santé et son état d’esprit.

4. Arrêter de vous plaindre
En effet il est inutile d’être constamment en train de se plaindre pour tout et n’importe quoi et de tous les malheurs du monde. Soyez attentif à chaque parole que vous prononcez. Cela vous affecte comme cela affecte les personnes présentes. Plus nous disons de choses positives, plus de choses positives se produisent. Le professionnel doit être optimiste.

Un peu de scepticisme s’est bien, mais le pessimiste ne change pas le monde, ne motive pas les autres et n’a pas d’idées innovantes. Le pessimisme déteint sur les personnes qui entourent le pessimiste et elles se sentent plus vulnérables.

5. Ne perdez pas de temps avec des gens négatifs
Si certaines personnes ne vous apprécient pas ou ne vous soutiennent pas alors excluez les de votre vie. L’idée, cependant, n’est pas de rechercher la confrontation, mais, tous simplement de cesser d’être disponible. Ces personnes ne remarqueront pas votre faible disponibilité car elles sont très focalisées sur elles-mêmes.

6. Libérez-vous des réunions longues et inutiles
Moins de réunions signifient une plus grande productivité. Convoquez la réunion, exposez vos idées, traitez les points de l’agenda et vous allez faire ce que vous devez faire. Les réunions doivent être productifs. Créer un ordre du jour pour chaque réunion avec les sujets qui doivent être abordés. Pendant que vous vérifiez les sujets, demandez à vos collègues sur quel projet ils sont en train de travailler et ceux qu’ils ont déjà conclus. Cela fonctionne mieux et réduit de moitié le temps consacré aux réunions.

7. Libérez-vous de l’auto sabotage
De nombreux professionnels vivent leur vie en entendant une voix intérieure qui dit constamment « je ne suis pas assez bon » ou « je ne suis pas capable ». Il faut perdre cette habitude et en stimuler une autre, qui vous maintient productif. Travailler, faire du sport, contribuer de manière positive au bien-être de la société sont quelques habitudes qui peuvent vous aidez à être plus heureux, complet et réussir.

8. Ne vous vantez pas d’objectifs qui n’ont pas encore été accomplis
Au cours d’une conférence de la TEDGlobal en 2010, l’entrepreneur Derek Sivers a expliqué cette idée : lorsque quelqu’un annonce au monde les objectifs qu’il veut atteindre, le cerveau estime que ces objectifs ont déjà été atteints. Cela implique que l’effort et la concentration requise pour y parvenir seront moindres.

9. Contentez-vous seulement de traiter ce qui est sous votre contrôle
Si vous êtes un entrepreneur, n’oubliez pas qu’il y a un certain nombre de variables qui sont indépendantes de votre contrôle. Il ne sert à rien de passer des nuits éveillés et inquiets en raison de ce qui ne peut pas se résoudre. C’est une perte de temps, d’énergie et de ressources. Nous pouvons seulement contrôler ce que nous mangeons, ce que nous pensons et ce que nous faisons.

Au lieu de se concentrer sur les nouvelles habitudes que nous allons acquérir ou les nouveaux objectifs que nous allons poursuivre, il est plus fructueux de se concentrer sur ces habitudes qui sont des obstacles et qui nous empêchent d’avancer. Il reste encore 5 mois avant la fin de l’année. Si nous parvenons à éviter certaines de ses mauvaises habitudes, notre année sera meilleure et davantage conforme à nos objectifs.

[Voir également : https://www.inc.com/chris-dessi/17-bad-habits-you-need-to-kill-in-2017-to-be-more-successful.html]

Un esprit dispersé n’est pas un esprit heureux

Une étude réalisée par des psychologues de l’Université d’Harvard a révélé que les personnes passent 47 % de leurs heures d’éveil à penser à autre chose que ce qu’ils font et que cette dispersion de l’esprit les rend malheureux.

« La capacité de réfléchir sur ce qui n’est pas en train de se passer est une conquête cognitive au coût émotionnel élevé » affirment les auteurs Killinsworth et Gilbert, les psychologues d’Harvard qui ont mené l’étude.

Au contraire d’autres animaux, les êtres humains passent beaucoup de temps à penser à ce qui ne se passe pas autour d’eux : contemplant des événements qui se sont produits dans le passé, qui peuvent se produire à l’avenir ou qui ne se produiront jamais.

Les personnes sont plus heureuses en faisant l’amour, du sport ou en parlant. Elles sont moins heureuses lorsqu’elles se reposent, travaillent ou lorsqu’elles utilisent l’ordinateur à la maison.

Les auteurs disent que « le niveau de la dispersion de l’esprit est un excellent facteur du bonheur des personnes », la fréquence avec laquelle nos esprits abandonnent le présent et vers où ils s’évadent étant un meilleur indicateur du malheur que les activités que nous sommes en train de développer.

L’étude montre que la déviation mentale est généralement la cause et non la conséquence du malheur.

« De nombreuses traditions philosophiques et religieuses enseignent que le bonheur se trouve lorsque l’on vit le moment présent, raison pour laquelle les professionnels sont entraînés à résister à la digression de l’esprit, pour « être ici maintenant ». Ces traditions suggèrent qu’un esprit dispersé est un esprit malheureux », selon les auteurs.

La pratique croissante des disciplines orientales, comme le yoga et la méditation, correspond certainement à un besoin intérieur des personnes.

Cette nouvelle étude suggère, selon les auteurs, que ces pratiques sont correctes.

Mais comment pouvons-nous entraîner nos esprits pour être plus présents ?

Faire de chaque jour un compartiment étanche. S’attarder sur le passé ou se soucier de l’avenir est complètement inutile.

ensez à l’avenir uniquement lorsque vous avez besoin de faire des plans. Enregistrez le plan et suivez-le tant qu’il est approprié. Si avec le temps le plan devient inapproprié, reformulez-le. Faites des plans, mais ne vous inquiétez pas. Notez que le mot préoccupation signifie « pré-occupation » (du latin praeoccupatio-, « occupation antérieure ».)

Vivez le moment présent. Si vous conduisez, observez les panneaux, votre vitesse, la distance par rapport à la voiture de devant et conduisez avec précaution. Ne conduisez pas en pensant à la réunion que vous allez avoir ni à ce qui vient de se produire avant de sortir de chez vous. Écoutez de la musique et non les informations. Mettez un CD de détente.

Lorsque vous voulez vous tenir au courant de ce qui se passe, écoutez les informations ou lisez le journal, alors faites-le, mais uniquement cela.

Si vous êtes avec des gens, concentrez-vous sur ceux-ci et sur la conversation que vous êtes en train d’avoir. Ne soyez pas absent.

Avant d’arriver au travail, par exemple dans la voiture lorsque vous stationnez ou sur le trajet dans le train, essayez de vous concentrer pendant 10 minutes sur le moment présent. Fermez les yeux, détendez-vous, et assis avec une posture droite, concentrez-vous sur votre respiration. Inspirez et expirez, inspirez et expirez. Si possible, comptez jusqu’à 10 avec chacun de ces mouvements. Vous constaterez que votre esprit sera distrait de très nombreuses fois suite à une pensée quelconque. Lorsque vous constatez que vous êtes distrait, concentrez-vous à nouveau sur votre respiration. Surtout, ne vous inquiétez pas si votre esprit est toujours en train de divaguer, profitez de ces moments de calme et de concentration.

Défendez-vous de votre e-mail : occupez-vous de votre e-mail comme du courrier traditionnel : il n’arrive qu’une seule fois par jour. Ne lisez pas l’e-mail à plusieurs reprises (à moins que votre travail ne se fonde sur l’e-mail reçu). Ne soyez pas au garde à vous.

Tout au long de la journée, essayez de rester concentré sur le moment présent, sur les tâches que vous êtes efficacement en train de faire et sur ce qui est en train de se produire pendant votre journée. Essayez de prendre quelques instants, respirez profondément et concentrez-vous sur le moment présent. Après le déjeuner, essayez d’activer une alarme sur votre téléphone afin de le faire sonner toutes les heures. Chaque fois que le téléphone émet un signal sonore, arrêtez ce que vous êtes en train de faire et concentrez-vous sur votre respiration pendant une minute. Gardez l’esprit concentré sur la respiration (« sur le moment présent »).

Enfin, en fin de journée, une fois sorti du travail et sur le chemin de retour, arrêtez-vous à nouveau pendant 10 minutes. Éteignez la radio et le téléphone et pendant ce laps de temps, soyez simplement présent. Laissez que toutes les pensées qui apparaissent passent et s’écoulent. Concentrez-vous sur votre respiration. Ainsi vous allez vous libérer du stress du quotidien et vous pouvez vous préparer pour rentrer chez vous et être vraiment présent auprès de votre famille.

Entreprises et Affaires

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