🇩🇪 Wie M21Global 3 Millionen Wörter in Rekordzeit übersetzte
Im Jahr 2022 wurden wir um ein Übersetzungsprojekt gebeten, das angesichts des Arbeitsvolumens ungewöhnlich groß war. Das Projekt umfasste die Übersetzung von 2223 im PDF-Format digitalisierten Dokumenten mit insgesamt 6577 Seiten und schätzungsweise 3 Millionen zu übersetzenden Wörtern. Die Dokumente reichten von Zulassungsbescheinigungen über Rechnungen bis hin zu Kauf- und Verkaufsverträgen und Leasingverträgen mit erheblichen technischen Anforderungen. Neben der Übersetzung erforderte das Projekt eine rechtliche Beglaubigung der Übersetzung, und das alles innerhalb einer äußerst knappen Frist von 2 Monaten.
Details und Merkmale
- Konvertierung in bearbeitbare Dokumente
– Mission: Umwandlung von 6577 Seiten gescannter Dokumente in das Word-Format.
– Geschätzte Zeit: 82 Arbeitstage, unter Berücksichtigung von durchschnittlich 6 Minuten pro Seite. - Übersetzung von Millionen von Wörtern
– Mission: Übersetzung von ca. 3 Millionen Wörtern aus dem Portugiesischen ins Französische unter Beibehaltung der Genauigkeit von Rechtsverträgen.
– Geschätzte Zeit: 1333 Übersetzungstage, unter Berücksichtigung eines Rhythmus von 3000 Wörtern pro Tag. - Drucken von Tausenden von Dokumenten
– Mission: Drucken von insgesamt 13.154 Seiten, einschließlich der Originaldokumente und ihrer Übersetzungen.
– Geschätzte Zeit: Ein Vorgang von 1,5 Tagen bei einer Geschwindigkeit von 22 Seiten pro Minute, nur mit den schnellsten Druckern auf dem Markt möglich. - Beglaubigung von Übersetzungen – den Dokumenten einen rechtlichen Wert verleihen
– Mission: Die Übersetzungen von 2223 Dokumenten beglaubigen, um die Rechtsgültigkeit jedes einzelnen zu gewährleisten.
– Geschätzte Zeit: 23 Arbeitstage, wobei jedem Dokument durchschnittlich 5 Minuten gewidmet werden. - Bedürfnis des Kunden: Zusätzlich zur geschätzten Gesamtfrist
– Mission: Sicherstellen, dass die Lieferung innerhalb der dem Kunden zur Verfügung stehenden Frist erfolgt und das Projekt in nur 13 Wochen abgewickelt wird.
– Geschätzte Projektdauer: Ein epischer Kampf von 1440 Arbeitstagen, 8 Stunden am Tag, ohne Pause oder freie Tage. 23 Fachleute wurden benötigt, um das Projekt innerhalb der vom Kunden gesetzten Frist abzuschließen.
Die Herausforderungen
Im Durchschnitt übersetzten wir jeden Monat etwa 1 Million Wörter. Die Annahme dieses Projekts bedeutete, dass wir unsere Übersetzungskapazität für drei Monate verdreifachen mussten.
Die enorme Größe des Projekts war unbestreitbar. Um es noch genauer zu verdeutlichen: Ein professioneller Übersetzer mit beträchtlicher Erfahrung ist in der Lage, etwa 3000 Wörter pro Tag zu übersetzen. Mit anderen Worten, wenn dieses Projekt einem einzigen Übersetzer zugewiesen worden wäre, wäre eine Arbeit von mehr als 3 Jahren erforderlich, ohne freie Tage oder Urlaub, um die Arbeit abzuschließen.
Selbst mit der Unterstützung von Übersetzungstools, die durch künstliche Intelligenz unterstützt werden, würde ein Übersetzer etwa ein Jahr brauchen, um alle Dokumente zu übersetzen.
Hinzu kommt, dass dies nicht das einzige Projekt war, das wir zu bearbeiten hatten. Die restlichen knapp eine Million Wörter pro Monat von anderen Kunden mussten weiterhin übersetzt werden.
Erschwerend kam hinzu, dass Übersetzer nicht in irgendeine Sprache übersetzen, sondern innerhalb ihres Sprachpaares. Obwohl wir etwa 1 Million Wörter pro Monat übersetzen, werden davon normalerweise nur etwa 100.000 Wörter aus dem Portugiesischen ins Französische übersetzt. Dieses Projekt bedeutete, dass der Übersetzungsbedarf in einem einzigen Monat um das 20-fache gesteigert werden musste.
Diese Berechnungen verdeutlichen das Ausmaß dieses Projekts und den enormen Druck, den es auf unsere menschlichen und technologischen Ressourcen ausübte.
Doch noch bevor wir mit der Übersetzung dieser Dokumente beginnen konnten, mussten sie in ein bearbeitbares Format umgewandelt werden, damit wir die computergestützten Übersetzungsunterstützungstools nutzen konnten.
Wir hatten mehr als 6.000 Seiten im PDF-Format. Papierdokumente, die digitalisiert wurden, einige stammten aus den 90er-Jahren des letzten Jahrhunderts, und die Digitalisierung war schlecht.
Die Notwendigkeit, Dokumente in das Word-Format zu konvertieren, hängt mit der Notwendigkeit zusammen, Computertools zur Unterstützung der Übersetzung zu verwenden, um die Zeit des Übersetzers zu optimieren. Bevor es die sogenannten CAT-Tools (Computer Aided Translation Tools – Übersetzungswerkzeuge mit Hilfe eines Computers) gab, wurden Übersetzungen auf einer Schreibmaschine erstellt. Ein professioneller Übersetzer kann etwa 1000 Wörter pro Tag übersetzen.
Bei diesem Tempo wäre ein Team von 50 Vollzeitübersetzern erforderlich gewesen, um das Projekt innerhalb der vom Kunden gewünschten Frist abzuschließen.
Mit CAT-Tools konnten wir dieses Team um zwei Drittel reduzieren, aber wir haben immer noch etwa 16 Vollzeitübersetzer gebraucht.
In diesem Zusammenhang kommen Übersetzungsunterstützungstools mit künstlicher Intelligenz ins Spiel, die es uns ermöglichen, die Arbeit des Übersetzers noch stärker zu nutzen, und die es uns ermöglichten, diesen Band mit nur zwei Übersetzern und einem Lektor zu übersetzen.
Aber um an diesen Punkt zu gelangen, mussten wir die 6577 gescannten Seiten vor jedem Übersetzungsvorgang noch in Word-Dokumente konvertieren, ein mühsamer Prozess, der an sich schon fast 3 Monate ununterbrochene Arbeit in Anspruch genommen hätte, wenn man von einem 8-Stunden-Arbeitstag ohne Unterbrechungen ausgeht.
Der Kunde benötigte die Lieferung der übersetzten und beglaubigten Arbeit innerhalb von 3 Monaten. Diese Frist erforderte die Mobilisierung eines umfangreichen Teams von Übersetzern, Korrektoren und Formatierern, wobei von Anfang an die Notwendigkeit einer gut abgestimmten Strategie und einer sorgfältigen Ausführung hervorgehoben wurde, um sicherzustellen, dass jede Phase des Projekts korrekt und innerhalb des festgelegten Zeitplans abgeschlossen wurde.
Die Art der Dokumente war für eine juristische Übersetzung von Natur aus komplex. Es handelte sich größtenteils um Verträge und Rechnungen, die von unterschiedlichen Unternehmen stammten und jeweils ihre eigenen Besonderheiten und subtilen Variationen aufwiesen, die sowohl in der Formatierungsphase als auch insbesondere in der Übersetzungs- und Überprüfungsphase eine sorgfältige Liebe zum Detail erforderten.
Management-Strategien
Diese Vielfalt an Dokumenten brachte eine zusätzliche Herausforderung mit sich, die eine gründliche Analyse erforderte, um eine genaue Übersetzung und eine konsistente Formatierung zu gewährleisten, die Nuancen jeder Art von Dokument berücksichtigt.
Angesichts der Komplexität wurde zunächst ein Team aus drei erfahrenen Formatierern gebildet, dessen Aufgabe es war, jedes Dokument gründlich zu analysieren, wiederkehrende Muster zu identifizieren und die Dokumente nach den gefundenen Ähnlichkeiten zu klassifizieren. Diese akribische Arbeit gipfelte in der Entdeckung von 148 verschiedenen Arten von Dokumenten, eine Kategorisierung, die sich als entscheidend für die Optimierung der nachfolgenden Formatierungs- und Übersetzungsbemühungen erwies.
Auf diese Weise konnten wir 148 Vorlagen (templates) identifizieren, die es uns ermöglichten, die Formatierung aller Dokumente zu optimieren, da aus diesen Vorlagen heraus festgestellt wurde, dass die Dokumente nur einen Teil des Inhalts von Grund auf neu formatieren und übersetzen mussten.
Die Dokumente wurden in Ordner eingeteilt, wobei jeder Ordner einem Kunden unseres Kunden entsprach. Jeder dieser Ordner enthielt eine unterschiedliche Anzahl von Dokumenten; einige der Ordner enthielten weniger als ein Dutzend Dokumente, während andere Hunderte von Dokumenten enthielten, wobei der größte Ordner 325 Dokumente und 1080 Seiten umfasste.
Es war notwendig, jeden Ordner zu katalogisieren, zu ermitteln, welche Arten von Dokumenten jeder enthielt, welche Vorlagen verwendet werden mussten und wie viele Dokumente aus jeder Vorlage vorhanden waren.
Dann wurden die Ordner nach den gemeinsamen Dokumenten geordnet, so dass man mit der Übersetzung der Ordner mit den meisten Ähnlichkeiten beginnen konnte, was die Lieferung beschleunigte, und die Ordner mit weniger Ähnlichkeiten bis zum Ende beließ, was länger dauern würde Zeit zum Übersetzen.
Nachdem die Kategorisierung festgelegt war, wurde beschlossen, die Modelle der identifizierten Dokumente aufzuteilen. Um eine effiziente und termingerechte Ausführung zu gewährleisten, wurde ein zusätzliches Dutzend Formatierer eingestellt. Die drei erfahrensten Formatierer übernahmen mit dem in der Analysephase erworbenen Wissen die Verantwortung für die Formatierung der 148 verschiedenen Dokumentmodelle. Auf der anderen Seite konzentrierte sich das zusätzliche Team von Formatierern darauf, jede formatierte Vorlage an die Dokumente selbst anzupassen.
Wir begannen mit Ordnern mit geringerem Umfang und geringerer Vielfalt, damit diese weiter übersetzt werden konnten, und gaben in der Zwischenzeit Zeit für die Formatierung größerer Ordner mit größerer Vielfalt.
Diese Organisation ermöglichte eine effektive Arbeitsverteilung und stellte sicher, dass die Übersetzung nicht die gesamte Formatierungszeit abwarten musste und die Arbeiten bereits in den ersten Tagen parallel beginnen konnten, während die restlichen Dokumente formatiert wurden.
Die Tatsache, dass es Vorlagendokumente gibt, ermöglichte es, viele Wiederholungen zu erkennen, was eine effizientere Übersetzung der Dokumentation ermöglichte. Es wurde festgestellt, dass sich viele Wörter und Phrasen in den Dokumenten wiederholten, und diese Kategorisierung ermöglichte einen strukturierteren und effizienteren Ansatz für die folgenden Phasen des Projekts.
Der modulare Ansatz, die Erweiterung des Formatierungsteams und das parallele Arbeiten erwiesen sich als wirksame Strategien zur Bewältigung des enormen Arbeitsaufkommens, aber auch als entscheidend, um die anspruchsvolle Frist einzuhalten und sicherzustellen, dass Qualität und Genauigkeit in keiner Phase des Prozesses beeinträchtigt wurden.
Diese rechtzeitige Identifizierung der Vorlagendokumente und ihre Ähnlichkeit sowie die Formatierung nach Modulen ermöglichten es, Zeit und Skaleneffekte zu sparen, da festgestellt wurde, inwieweit die Dokumente Wiederholungen zwischen ihnen aufwiesen.
So wurde festgestellt, dass das Übersetzungsvolumen effektiv 616 Tausend Wörter betragen würde, mit 2,5 Millionen wiederholten Wörtern, die nicht übersetzt werden mussten. Dieses Volumen an Wiederholungen konnte nur dank der zur Verfügung stehenden Computer-Tools, einer guten Arbeitsorganisation und der rechtzeitigen Formatierung aller Dokumente bewältigt werden.
Bei den fraglichen Dokumenten handelte es sich überwiegend um Übersetzungen von Kauf- und Verkaufsrechnungen, aber auch von Kfz-Fahrzeugscheinen, Dokumente, die ihrer Natur nach eine sorgfältige und detaillierte Betreuung erforderten.
Darüber hinaus erhöhte das zusätzliche Vorhandensein von Kauf- und Verkaufsverträgen sowie Leasingverträgen die Komplexität der Arbeit, da es sich um Dokumente handelte, die aufgrund ihrer rechtlichen und technischen Natur eine fortgeschrittene Beherrschung der juristischen Terminologie seitens der Übersetzungsteams erforderten, was sie zu einer Herausforderung machte. Wir setzten eine Mischung aus Logik und Organisation, aber auch technischer, juristischer und sprachlicher Kompetenz ein, um genaue und korrekte Übersetzungen zu gewährleisten.
Einsatz von Technologie
Wie bereits erwähnt, hat der Einsatz von Computertechnologie, insbesondere Translation Memorys und künstlicher Intelligenz, es ermöglicht, den Übersetzungsprozess zu beschleunigen, ohne die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen.
Ein Übersetzungsprojekt, insbesondere dieser Art, erfordert eine Qualitätsgarantie, die nicht durch die Dringlichkeit der Lieferung der Arbeit beeinträchtigt werden darf.
Diese Qualität wird durch die Verwendung von Glossaren gewährleistet, die halbautomatisch erstellt und anschließend vom Übersetzungsteam des Projekts bearbeitet und überarbeitet werden.
Die Verwendung eines Glossars in einer Übersetzung bringt immer Vorteile mit sich, aber insbesondere in einem Kontext von hoher technischer Komplexität und Präzision, wie es bei juristischen Übersetzungen der Fall ist, hat sich die Verwendung eines Glossars als entscheidend erwiesen.
Die Verwendung von Glossaren ermöglicht die Aufrechterhaltung der terminologischen Konsistenz zwischen Dokumenten und stellt sicher, dass technische und juristische Begriffe im gesamten Dokument und Projekt konsistent übersetzt werden. Die Übersetzungsqualität wird verbessert, wodurch sichergestellt wird, dass juristische Begriffe korrekt und kontextgerecht übersetzt werden, wodurch auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Missverständnissen bei der Übersetzung verringert wird.
Im Falle dieses speziellen Projekts bringen Glossare noch weitere Vorteile mit sich: Wenn die für die Übersetzung zur Verfügung stehende Zeit knapp ist, ermöglichen Glossare eine effizientere Nutzung der Zeit. Durch eine Sammlung von Begriffen und ihren jeweiligen Übersetzungen können Übersetzer schneller und effizienter arbeiten, was die Überarbeitung und Qualitätskontrolle erleichtert und den gesamten Prozess effizienter und schneller macht.
All diese technologischen Entwicklungen, mit der Erstellung von Glossaren, der Verwendung von Translation Memorys und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz, ermöglichen es, dass anstelle der 1000 Wörter pro Tag des Übersetzers auf der Schreibmaschine der 90er-Jahre oder der 3000 Wörter pro Tag des Übersetzers mit den Übersetzungshilfen des letzten Jahrzehnts, die professionellen Übersetzern ihre Übersetzungskapazität auf etwa 10.000 Wörter pro Tag oder die Arbeit von 2 Übersetzern und 1 Korrekturleser erhöhen, um innerhalb der vom Kunden gewünschten Zeit zu liefern. Eine erhebliche Verbesserung im Vergleich zu den 50 Übersetzern mit Schreibmaschine oder den 20 Übersetzern ohne Zugang zu künstlicher Intelligenz.
Der Einsatz modernster Technologie steigerte nicht nur die Produktivität, sondern sorgte auch für eine bemerkenswerte Konsistenz der Übersetzungen, dank der Verwendung von Glossaren, die eine genaue und konsistente Übersetzung gewährleisten, und von Übersetzungsspeichern, die in der Lage sind, bereits erstellte Übersetzungen wiederzuverwenden und so eine terminologische Terminologie zu ermöglichen und stilistische Kohärenz in allen Dokumenten.
Qualitätsgarantie
Die Sicherstellung der Qualität eines jeden Übersetzungsprojekts ist der Schlüssel zur Zufriedenheit unserer Kunden, aber bei Projekten dieser Größenordnung ist dies eine besondere Herausforderung. Wir standen vor einer komplexen Aufgabe, die eine sorgfältige und strukturierte Vorgehensweise erforderte.
In der ersten Phase, als wir die Dokumente in Vorlagen (templates) aufteilten, die von den erfahrensten Formatierern formatiert wurden, überprüften wir die verbleibende Formatierung durch Stichproben; eine engere Stichprobenauswahl zu Beginn, die mit der gewonnenen Sicherheit in größeren Abständen durchgeführt wurde, um sicherzustellen, dass alle zu übersetzenden Dokumente mit ihren digitalen Versionen übereinstimmten.
Anschließend richteten wir ein robustes Qualitätskontrollsystem für Übersetzungen ein, das die Implementierung projektspezifischer Glossare und Übersetzungsspeicher umfasste. Diese Ressourcen ermöglichten es nicht nur, die terminologische Konsistenz in allen Dokumenten zu wahren, sondern auch den Übersetzungsprozess zu beschleunigen, indem sichergestellt wurde, dass die Begriffe und Phrasen während des gesamten Projekts einheitlich übersetzt wurden. Darüber hinaus wurde jede Phase des Projekts von engagierten Teams von Projektmanagern begleitet, die vom Korrektur-Team unterstützt wurden, deren Erfahrung und technisches Know-how entscheidend waren, um Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen zu identifizieren und zu korrigieren und sicherzustellen, dass jedes Dokument den höchsten Qualitätsstandard widerspiegelt.
Das Qualitätsmanagement wird durch unsere Richtlinie des kontinuierlichen Feedbacks und der transparenten Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern gewährleistet. Durch die Abhaltung regelmäßiger Treffen, um die aufgetretenen Herausforderungen zu besprechen und die bewährten Praktiken auszutauschen, die jede Person zur Bewältigung dieser Herausforderungen gefunden hat, und so die Ansätze bei Bedarf anzupassen.
Unsere Tools für künstliche Intelligenz und die unterstützte Übersetzungssoftware halfen uns, die Qualität und Effizienz des Übersetzungsprozesses in Echtzeit zu überwachen. Dieses integrierte Qualitätsmanagementsystem ermöglichte uns nicht nur, die sprachliche und technische Integrität der Dokumente zu wahren, sondern stellte auch sicher, dass jede Phase des Projekts innerhalb der strengen festgelegten Fristen abgeschlossen wurde, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
Lieferung und Kundenzufriedenheit
Es wurde eine stufenweise Lieferstrategie eingeführt, zunächst mit Ordnern, die weniger verschiedene Arten von Dokumenten enthielten. Dieser Ansatz ermöglichte entscheidende zusätzliche Zeit für die Formatierung und Übersetzung der verbleibenden Ordner und stellte sicher, dass jedes Dokument die Aufmerksamkeit erhielt, die es benötigte, ohne übermäßigen Druck auf die Fristen auszuüben. Diese Methode ermöglichte nicht nur ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement, sondern ermöglichte dem Kunden auch Teillieferungen, wodurch die Überprüfung und Genehmigung in Etappen statt einer massiven und möglicherweise überstürzten Lieferung am Ende des Projekts erleichtert wurde.
Es wurden wöchentliche Lieferfristen festgelegt und jeden Freitag lieferten wir eine neue Tranche an Dokumenten.
So hängt ein Übersetzungsprojekt trotz aller vorhandenen Technologien nicht nur von Übersetzern und Korrekturlesern ab, sondern umfasst auch Projektmanager, Terminologen und IT-Techniker, die es dem gesamten Team ermöglichen, auf einfache und genaue Weise zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. So wurde ein robustes und multidisziplinäres Team gebildet, das sich aus etwa 20 Fachleuten zusammensetzte.
Diese sorgfältige Strukturierung des Teams gewährleistete nicht nur eine effektive Arbeitsteilung, sondern stellte auch sicher, dass jede Phase des Projekts mit maximaler Präzision und Effizienz ausgeführt wurde, was in einer termingerechten Projektabwicklung gemäß den Erwartungen des Kunden endete.
Die vorgegebene Frist von 13 Wochen wurde strikt eingehalten, ein Beweis für die Präzision bei der Planung und Ausführung, mit der in jeder Phase dieses riesigen Projekts gearbeitet wurde. Das Projekt wurde nicht nur pünktlich geliefert, sondern jedes Dokument durchlief auch einen sorgfältigen Überprüfungs- und Qualitätskontrollprozess, um eine genaue und korrekte Übersetzung zu gewährleisten.
Anschließend wurde jedes übersetzte und formatierte Dokument gemäß den Anforderungen des Kunden gedruckt, unterzeichnet und rechtsgültig beglaubigt. Dies war an sich schon eine zusätzliche Herausforderung.
Im Jahr 2022 haben wir die Übersetzung von 3349 Dokumenten beglaubigt, von denen 66 % sich auf dieses Projekt bezogen.
Nach der Zertifizierung wurden die Dokumente sorgfältig gescannt und für die Auslieferung an den Kunden vorbereitet. Dieser abschließende Prozess stellte nicht nur die Wahrung der Dokumentenintegrität sicher, sondern erleichterte auch die Lieferung und den Zugriff auf Dokumente durch den Kunden.
Die vollständige Zufriedenheit des Kunden nach Erhalt der übersetzten, formatierten, überarbeiteten, beglaubigten und gescannten Dokumente spiegelt den hohen Standard an Professionalität und kompromissloses Engagement für Qualität wider, die von M21Global erbrachten Dienstleistungen auszeichnen. Diese Erfahrung unterstreicht die einzigartige Fähigkeit von M21Global, komplexe und umfangreiche Übersetzungsprojekte auch unter knappen Fristen zu verwalten und dabei Qualität und Präzision in jeder Phase des Prozesses sicherzustellen und die Erwartungen des Kunden vollständig zu erfüllen.
Zusammenfassung
Der erfolgreiche Abschluss dieses Übersetzungsprojekts hat nicht nur unseren Ruf als führendes Unternehmen im Bereich der Übersetzung gefestigt, sondern uns auch wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte geliefert. Eine der wichtigsten Lektionen war die Bedeutung einer sorgfältigen, aber flexiblen Planung, die uns eine gewisse Anpassungsfähigkeit an unvorhergesehene Ereignisse ermöglicht. Die Fähigkeit, Arbeitsstrategien angesichts unerwarteter Herausforderungen schnell anzupassen, erwies sich als entscheidend für den Erfolg dieses Projekts.
Wir haben auch gelernt, wie wertvoll eine klare und konstante Kommunikation ist, sowohl innerhalb der Teams als auch mit dem Kunden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den Zielen und dem Fortschritt des Projekts übereinstimmen.
Dieses Projekt hat uns als Team bereichert und es uns ermöglicht, gemeinsam zu erkennen, welche Fähigkeit wir haben, Projekte dieser Größenordnung zu verwalten. Es hat uns unsere Fähigkeiten gezeigt und uns auf große, komplexe Projekte vorbereitet.
Wir wissen, wie wichtig es ist, kontinuierlich in die Aus- und Weiterbildung des Teams sowie in die ständige Aktualisierung unserer technologischen Tools zu investieren, was es uns ermöglicht, ein Referenzunternehmen im Bereich der Übersetzung zu bleiben.
Es hat auch unsere Überzeugung bestärkt, wie wichtig es ist, solide, langfristige Beziehungen zu Kunden aufzubauen, die auf Vertrauen und der kontinuierlichen Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse basieren. Wir sind zuversichtlich, dass die Lehren aus diesem Projekt der Schlüssel zu unserem weiteren Erfolg und der Bewältigung der Herausforderungen der Zukunft sein werden.
