🇪🇸 Cómo M21Global tradujo 3 millones de palabras en tiempo récord
En 2022, recibimos la solicitud de un proyecto de traducción de una magnitud inusual, teniendo en cuenta el volumen de trabajo que conllevaba. Se trataba de traducir 2223 documentos digitalizados en formato PDF, con un total de 6577 páginas y más de 3 millones de palabras que traducir. Los documentos abarcaban desde certificados de registro hasta facturas y contratos de compraventa y de arrendamiento, con una exigencia técnica considerable. Además de la traducción, el proyecto requería la certificación jurada de la traducción, todo ello en un plazo extremadamente ajustado de dos meses.
Detalles y características
- Conversión en documentos editables
– Misión: transformar 6577 páginas de documentos escaneados a formato Word.
– Tiempo estimado: 82 días hábiles, considerando una media de 6 minutos por página. - Traducción de millones de palabras
– Misión: traducir aproximadamente 3 millones de palabras del portugués al francés, manteniendo la exactitud de los contratos jurídicos.
– Tiempo estimado: 1333 días de traducción, considerando un ritmo de 3000 palabras al día. - Impresión de miles de documentos
– Misión: imprimir un total de 13 154 páginas, incluyendo los documentos originales y sus traducciones.
– Tiempo estimado: una operación de 1 día y medio, considerando una velocidad de 22 páginas por minuto, solo al alcance de las impresoras más rápidas del mercado. - Autenticación de traducción: dar valor legal a los documentos– Misión:
certificar las traducciones de 2223 documentos, asegurando la validez legal de cada uno.
– Tiempo estimado: 23 días de trabajo, con una media de 5 minutos dedicados a cada documento. - Necesidades del cliente: Más allá del plazo total estimado
– Misión: garantizar la entrega al cliente dentro del plazo disponible, entregando el proyecto en tan solo 13 semanas.
– Duración estimada del proyecto: una batalla épica de 1440 días de trabajo, 8 horas diarias, sin descanso ni días libres. Se necesitarían 23 profesionales para entregar el proyecto en el plazo estipulado por el cliente.
Los retos
De media, traducimos alrededor de un millón de palabras al mes. Aceptar este proyecto significaba que, durante tres meses, tendríamos que triplicar nuestra capacidad de traducción.
La enormidad del proyecto era innegable. Para ponerlo aún más en perspectiva, un traductor profesional con bastante experiencia puede traducir unas 3000 palabras al día. En otras palabras, si se asignara este proyecto a un único traductor, harían falta más de tres años de dedicación, sin días libres ni vacaciones, para completar el trabajo.
Incluso con la ayuda de herramientas de traducción asistida por inteligencia artificial, un traductor tardaría alrededor de un año en traducir todos los documentos.
Por si fuera poco, este no era el único proyecto que teníamos entre manos. Había que seguir traduciendo el resto de las casi un millón de palabras mensuales de otros clientes.
Por si fuera poco, los traductores no traducen a cualquier idioma, sino dentro de su combinación de idiomas. Y, aunque traducimos alrededor de un millón de palabras al mes, de este volumen solo se traducen unas 100 000 palabras del portugués al francés. En consecuencia, este proyecto nos obligó a multiplicar por 20 nuestras necesidades de traducción en un solo mes.
Estos cálculos sirven para subrayar la magnitud de este proyecto y la extrema presión que ejercería sobre nuestros recursos humanos y tecnológicos.
Pero incluso antes de que pudiéramos empezar a traducir estos documentos, era necesario convertirlos a un formato editable para poder utilizar las herramientas informáticas de asistencia a la traducción.
Teníamos más de 6000 páginas en PDF. Los documentos en papel que se digitalizaron, algunos de los cuales databan de los años noventa, estaban mal digitalizados.
Fue necesario convertir los documentos a formato Word debido a la necesidad de utilizar herramientas informáticas de ayuda a la traducción, con el fin de optimizar el tiempo del traductor. Antes de que existieran lo que llamamos herramientas TAO (traducción asistida por ordenador), las traducciones se hacían en una máquina de escribir. En aquel entonces, un traductor profesional podía traducir unas 1000 palabras al día.
A ese ritmo, se necesitaría un equipo de 50 traductores a tiempo completo para terminar el proyecto en el plazo solicitado por el cliente.
Con las herramientas TAO pudimos reducir ese equipo en dos tercios, pero todavía necesitábamos cerca de 16 traductores a tiempo completo.
En este contexto, entraron en juego las herramientas de ayuda a la traducción mediante inteligencia artificial, que nos permiten aprovechar aún más el trabajo del traductor y gracias a las cuales pudimos traducir este volumen con solo dos traductores y un revisor.
Pero, para llegar a ese punto, aún teníamos que convertir las 6577 páginas digitalizadas en documentos Word antes de cualquier procedimiento de traducción: un proceso minucioso que, de por sí, requeriría casi 3 meses de trabajo continuo, suponiendo una jornada laboral de 8 horas sin interrupciones.
Sin embargo, el cliente necesitaba el trabajo traducido y certificado en un plazo de tres meses. Este plazo exigió la movilización de un equipo considerable de traductores, revisores y formateadores, lo que puso de manifiesto desde el principio la necesidad de contar con una estrategia bien orquestada y una ejecución meticulosa para garantizar que cada fase del proyecto se completara con precisión y dentro del calendario establecido.
La propia naturaleza de los documentos era intrínsecamente compleja para la traducción jurídica. Se trataba, en su mayor parte, de contratos y facturas de diferentes entidades, cada uno con sus propias peculiaridades y sutiles variaciones que requerían una meticulosa atención a los detalles, tanto en la fase de maquetación como, sobre todo, en las de traducción y revisión.
Estrategia de gestión
Esta diversidad de documentos implicó este reto adicional, que exigió un análisis exhaustivo para garantizar una traducción precisa y un formato coherente que respetara los matices de cada tipo de documento.
Dada la complejidad, inicialmente se formó un equipo de tres expertos en maquetación, cuya tarea consistía en analizar en profundidad cada documento, identificar patrones recurrentes y clasificar los documentos en función de las similitudes encontradas. Este minucioso ejercicio culminó con el descubrimiento de 148 tipos de documentos distintos, una categorización que resultó crucial para optimizar los esfuerzos posteriores de maquetación y traducción.
De este modo, pudimos identificar 148 plantillas (o modelos), lo que nos permitió optimizar el formato de todos los documentos, ya que a partir de estas plantillas, se descubrió que los documentos solo necesitaban que se maquetara y tradujera desde cero parte del contenido.
Los documentos se clasificaron en carpetas, cada una de las cuales correspondía a un cliente de nuestro cliente. Cada una de estas carpetas contenía un número diferente de documentos: algunas de las carpetas tenían menos de una docena de documentos, mientras que otras tenían cientos de documentos, y la carpeta más grande tenía 325 documentos y 1080 páginas.
Fue necesario catalogar cada carpeta, identificar qué tipos de documentos tenía cada una, qué plantillas había que utilizar y cuántos documentos de cada plantilla había.
A continuación, se clasificaron las carpetas en función de los documentos que tenían en común, de modo que fuera posible empezar a traducir las carpetas con más similitudes, cuya entrega sería más rápida, y dejar para el final las carpetas con menos similitudes, cuya traducción llevaría más tiempo.
Una vez establecida la categorización, se decidió dividir los modelos de documentos identificados. Para garantizar una ejecución eficaz y puntual, se contrató a una docena más de especialistas en maquetación. Los tres más experimentados, con los conocimientos adquiridos durante la fase de análisis, asumieron la responsabilidad de maquetar los 148 modelos de documentos diferentes. Por otro lado, el equipo adicional de especialistas en maquetación se centró en adaptar cada modelo maquetado a los documentos en sí.
Empezamos con las carpetas de menor volumen y diversidad, para poder traducirlas, dejando tiempo mientras tanto para formatear las carpetas más grandes y con mayor diversidad.
Esta organización permitió una distribución eficaz del trabajo, garantizando que la traducción no tuviera que esperar todo el tiempo de maquetación, sino que se pudiera comenzar a trabajar en paralelo desde los primeros días, mientras se maquetaban los demás documentos.
El hecho de que existieran plantillas de documentos permitió identificar muchas repeticiones, lo que hizo posible una traducción más eficaz de la documentación. Se observó que muchas palabras y frases se repetían a lo largo de los documentos, y esta categorización permitió un enfoque más estructurado y eficaz para las siguientes fases del proyecto.
El enfoque modular, la ampliación del equipo de especialistas en maquetación y el trabajo en paralelo resultaron ser estrategias eficaces para gestionar la colosal carga de trabajo, pero también claves para garantizar el exigente plazo de entrega, así como para asegurar que la calidad y la precisión no se vieran comprometidas en ninguna fase del proceso.
Esta identificación temprana de las plantillas de documentos, y de que fueran similares entre sí, y la maquetación por módulos ahorró tiempo y economías de escala, y permitió detectar hasta qué punto se repetían los documentos.
Resultó que el volumen de traducción sería en realidad de 616 000 palabras, con dos millones y medio de palabras repetidas que no era necesario traducir. Solo fue posible aprovechar este volumen de repeticiones gracias a las herramientas informáticas disponibles, la buena organización del trabajo y la maquetación puntual de todos los documentos.
Los documentos en cuestión eran predominantemente traducciones de facturas de compra y venta, pero también de matriculaciones de automóviles, documentos que, por su naturaleza, requerían una atención meticulosa y detallada.
Además, la existencia adicional de contratos de compraventa y arrendamiento aumentaba la complejidad del trabajo, ya que se trataba de documentos que, dada su naturaleza jurídica y técnica, requerían un dominio avanzado de la terminología jurídica por parte de los equipos de traducción, lo que nos obligaba a aplicar una mezcla de lógica y organización, pero también de competencia técnica, jurídica y lingüística para garantizar traducciones precisas y correctas.
Uso de la tecnología
Como ya se ha dicho, el uso de la tecnología informática, es decir, las memorias de traducción y la inteligencia artificial, ha permitido acelerar el proceso de traducción sin comprometer la calidad del trabajo.
Un proyecto de traducción, sobre todo de esta naturaleza, requiere una garantía de calidad que no puede verse comprometida por la urgencia de la entrega del trabajo.
Esta calidad está garantizada por el uso de glosarios, que se generan de forma semiautomática y luego son editados y revisados por el equipo de traducción del proyecto.
El uso de un glosario en cualquier traducción siempre aporta ventajas, pero sobre todo en un contexto de gran complejidad técnica y precisión, como es el caso de las traducciones jurídicas, el uso de un glosario ha demostrado ser decisivo.
El uso de glosarios permite mantener la coherencia terminológica entre documentos, garantizando que los términos técnicos y jurídicos se traduzcan de forma coherente en todo el documento y el proyecto; la calidad de la traducción mejora al garantizar que los términos legales se traducen correctamente y de una forma adecuada al contexto, reduciendo también la probabilidad de errores y malentendidos en la traducción.
En el caso de este proyecto concreto, los glosarios también tienen ventajas adicionales: cuando hay una necesidad urgente de tiempo disponible para la traducción, los glosarios nos permiten utilizar el tiempo de forma más eficaz. Además, al disponer de un repositorio de términos y sus respectivas traducciones, los traductores pueden trabajar con mayor rapidez y eficacia, lo que facilita la revisión y el control de calidad, haciendo que todo el proceso sea más eficiente y rápido.
Así pues, todos estos avances tecnológicos, con la creación de glosarios, la utilización de memorias de traducción y el uso de la inteligencia artificial, hacen que, en lugar de las 1000 palabras diarias del traductor en la máquina de escribir de los años 90, o las 3000 palabras diarias del traductor con herramientas de ayuda a la traducción de la década pasada, la tecnología actual permita a los traductores profesionales aumentar su capacidad de traducción a unas 10 000 palabras diarias, o lo que es lo mismo, el trabajo de dos traductores y un revisor, para entregar en el plazo solicitado por el cliente. Una mejora sustancial en comparación con los 50 traductores con máquina de escribir, o los 20 traductores sin acceso a la inteligencia artificial.
Fue el uso de tecnología punta lo que no solo impulsó la productividad, sino lo que también garantizó una notable coherencia en las traducciones, gracias al uso de glosarios que garantizan una traducción precisa y coherente, y de memorias de traducción, capaces de reutilizar traducciones realizadas previamente, lo que permite una coherencia terminológica y estilística en todos los documentos.
Garantía de calidad
Garantizar la calidad de cualquier proyecto de traducción es fundamental para la satisfacción de nuestros clientes, pero resulta especialmente desafiante en proyectos de esta magnitud. Nos enfrentamos a una tarea compleja que requería un enfoque meticuloso y estructurado.
En la primera fase, dividimos los documentos en plantillas, que fueron maquetadas por los especialistas en maquetación más experimentados, y comprobamos el resto de maquetaciones por muestreo; un muestreo más ajustado al principio y más espaciado a medida que crecía la confianza, garantizando así que todos los documentos para traducir se ajustaban a sus versiones digitales.
A continuación, establecimos un sólido sistema de control de calidad de la traducción que incluía la implementación de glosarios y memorias de traducción específicos para cada proyecto. Estos recursos permitieron no solo mantener la coherencia terminológica en todos los documentos, sino también acelerar el proceso de traducción al garantizar que los términos y frases se tradujeran de manera uniforme en todo el proyecto. Además, cada fase del proyecto fue supervisada por equipos dedicados de gestores de proyecto apoyados por el equipo de revisión, cuya experiencia y conocimientos técnicos fueron cruciales para detectar y corregir cualquier imprecisión o incoherencia, garantizando que cada documento reflejara el máximo nivel de calidad.
La gestión de la calidad está garantizada por nuestra política de retroalimentación continua y comunicación transparente entre todos los miembros del equipo, celebrando reuniones periódicas para debatir los retos encontrados y compartir las mejores prácticas que cada persona encontraba para superarlos, y así ajustar los planteamientos según fuera necesario.
Nuestras herramientas de inteligencia artificial y software de traducción asistida nos ayudaron a supervisar la calidad y eficacia del proceso de traducción en tiempo real. Este sistema integrado de gestión de la calidad no solo nos permitió mantener la integridad lingüística y técnica de los documentos, sino que también garantizó que cada etapa del proyecto se completara dentro de los estrictos plazos fijados, sin comprometer la calidad.
Entrega y satisfacción del cliente
Se adoptó una estrategia de entrega por fases, primero con las carpetas que contenían menos tipos de documentos diferentes. Este planteamiento permitió disponer de un tiempo adicional crucial para maquetar y traducir las carpetas restantes, lo que garantizó que cada documento recibiera la atención necesaria sin ejercer una presión excesiva sobre los plazos. Este método no solo permitió una gestión eficaz del tiempo y los recursos, sino que también proporcionó al cliente entregas parciales, facilitando la revisión y aprobación por etapas, en lugar de una entrega masiva y quizá precipitada al final del proyecto.
Se fijaron plazos semanales y cada viernes entregábamos una nueva tanda de documentos.
Por eso, a pesar de toda la tecnología existente, un proyecto de traducción no solo depende de traductores y revisores, sino que también incluye gestores de proyectos, terminólogos y técnicos informáticos, que permiten a todo el equipo comunicarse y compartir información de forma sencilla y precisa. Por tanto, se creó un sólido equipo multidisciplinar compuesto por unos 20 profesionales.
Esta meticulosa estructuración del equipo no solo garantizó una división eficaz del trabajo, sino también que cada fase del proyecto se llevara a cabo con la máxima precisión y eficacia, culminando en la entrega del proyecto, dentro del plazo, conforme a las expectativas del cliente.
El plazo estipulado de 13 semanas se cumplió estrictamente, prueba de la precisión en la planificación y ejecución de cada fase de este enorme proyecto. El proyecto no solo se entregó a tiempo, sino que cada documento se sometió a un meticuloso proceso de revisión y control de calidad, lo que garantizó una traducción precisa y correcta.
Posteriormente, cada documento traducido y maquetado se imprimió, firmó y certificó legalmente, tal como exigía el cliente, lo que supuso un reto adicional en sí mismo.
En 2022 autentificamos la traducción de 3349 documentos, el 66 % de los cuales correspondían a este proyecto.
Tras la certificación, los documentos se digitalizaron cuidadosamente y se prepararon para su entrega al cliente. Este proceso final no solo garantizó la preservación de la integridad de los documentos, sino que también facilitó la entrega y el acceso a ellos por parte del cliente.
La plena satisfacción del cliente al recibir los documentos traducidos, maquetados, revisados, certificados y digitalizados, refleja el alto nivel de profesionalidad y la dedicación inquebrantable a la calidad que caracterizan los servicios prestados por M21Global. Esta experiencia reitera la capacidad única de M21Global para gestionar proyectos de traducción complejos y voluminosos, incluso con plazos ajustados, garantizando la calidad y la precisión en todas las fases del proceso, satisfaciendo plenamente las expectativas del cliente.
Conclusión
Finalizar con éxito de este proyecto de traducción no solo reforzó nuestra reputación como líderes del sector de la traducción, sino que también nos proporcionó valiosos conocimientos para futuros proyectos. Una de las lecciones más significativas fue la importancia de una planificación cuidadosa pero flexible, que nos permita cierto grado de adaptabilidad ante los imprevistos. La capacidad de ajustar rápidamente las estrategias de trabajo ante retos inesperados resultó esencial para el éxito de este proyecto.
Además, aprendimos el valor inestimable de una comunicación clara y constante, tanto dentro de los equipos como con el cliente, para garantizar que todos los implicados estuvieran alineados con los objetivos y el progreso del proyecto.
Este proyecto nos ha enriquecido como equipo, permitiéndonos darnos cuenta, todos juntos, de la capacidad que tenemos para gestionar proyectos de esta magnitud. Nos mostró nuestras capacidades y nos preparó para proyectos complejos a gran escala.
Somos conscientes de la importancia de invertir continuamente en la formación y el desarrollo del equipo, así como de actualizar constantemente nuestras herramientas tecnológicas, lo que nos permite seguir siendo una empresa de referencia en el ámbito de la traducción.
Asimismo, reforzó nuestra convicción en la importancia de establecer relaciones sólidas y duraderas con los clientes, basadas en la confianza y en la entrega constante de resultados de alta calidad. Confiamos en que las lecciones aprendidas en este proyecto serán la clave de nuestro éxito continuado y de la superación de los retos que nos depare el futuro.
